Un escáner de documentos es una herramienta de trabajo necesaria en cualquier despacho u oficina. El manejo de papeles físicos se reduce y las facturas, recibos y contratos se envían sobre todo a través de email. Para ello, es preciso escanear las copias físicas antes de adjuntarlas al mensaje que se enviará a través de Internet.

También es útil en entornos domésticos, ya que al igual que en las oficinas, las comunicaciones vía email están muy extendidas. Además, no solo sirven para escanear y enviar documentos. Nos permiten guardar en soportes electrónicos y en la nube fotografías y otros recuerdos que se podrían extraviar.

Lo más importante

  • Un escáner de documentos es un dispositivo informático periférico que digitaliza documentos físicos en papel y los transfiere a un ordenador u otro dispositivo principal.
  • Los documentos digitalizados y transferidos al dispositivo principal pueden almacenarse en él, en clouds online o imprimirse.
  • El escáner puede conectarse al ordenador u otro dispositivo principal a través de un cable (USB) o de forma inalámbrica (wireless): WiFi o Bluetooth, entre otros.
  • Los formatos de los documentos escaneados pueden ser variados en función de su finalidad: PDF, JPG/JPEG, PNG, mapa de bits, etc.

Ranking: Los mejores escáneres de documentos del mercado

En esta sección te presentaremos los mejores modelos de escáneres de documentos disponibles en el mercado. Así, podrás comparar entre diferentes propuestas técnicas con características específicas. Si estás pensando en comprar un escáner de documentos, aquí encontrarás una guía muy útil para que tu elección final no te decepcione.

Puesto n°1: Brother ADS1100W

El escáner compacto Brother ADS1100W es ideal si buscamos un dispositivo de tamaño reducido, pero que ofrezca las mejores prestaciones. Sus medidas (38 x 17 x 20,7 cm.) facilitan el ahorro de espacio en un escritorio o en la oficina. Sin embargo, ello no impide que sea un escáner high quality que permite el escaneo a doble cara.

Dispone de conexión USB 2.0 a máxima velocidad y Wi-Fi para garantizar la conectividad wireless. Ofrece una velocidad de escaneo de 24 hojas por minuto, permitiendo ahorrar tiempo en situaciones de sobrecarga y exceso de trabajo. Es compatible con las últimas versiones del sistema operativo Mac OS X.

Puesto n°2: Epson Perfection V 600 Photo

Otro escáner que podemos incluir en lo más alto de la lista debido a sus altas prestaciones. Un modelo especialmente indicado para el escaneo de fotografías. Ofrece resultados imbatibles en cuanto a la resolución final del documento, gracias a la incorporación del sistema de digitalización Digital Ice. Entre los accesorios del escáner hay soportes para negativos y películas.

Todo esto permite a los amantes de la fotografía digitalizar instantáneas tomadas hace muchos años. También hace posible restaurar fotografías antiguas dañadas por el paso del tiempo. Pese a todas estas características, su tamaño sigue siendo bastante compacto y manejable (28 x 48,5 x 11,8 cm). En definitiva, una opción segura.

Puesto n°3: Canon Canoscan Lide 220

Otro modelo compacto que destaca entre los escáneres de documentos punteros en Amazon. Al igual que el modelo Epson, este escáner ofrece a la vez un ahorro importante de espacio y unas prestaciones muy por encima de las de otros modelos en el mismo rango de precios.

Mide 25 x 36,5 x 3,9 cm y además incluye un soporte que permite su uso en vertical reduciendo aún más es espacio que ocupa. Cuenta con cinco botones de uso intuitivo y una función específica para crear documentos en formato PDF. Con una resolución de 4800 ppp (puntos por pulgada), garantiza la máxima calidad de escaneo. Compatible con Windows y Mac.

Puesto n°4: Escáner Inalámbrico Portátil GHB 900DPI

Para los que buscan un escáner manejable y que puedan transportar de un lado a otro, esta es una buena opción. Su tamaño (31,5 x 11 x 5 cm) permite introducirlo en un maletín o bolsa facilitando así el traslado de casa a la oficina. Es especialmente útil para profesionales que trabajan en itinerancia (comerciales o transportistas, entre otros).

Ofrece diferentes opciones de resolución y de formato final. A través del almacenamiento en una tarjeta SD, permite guardar los documentos escaneados o bien trasladarlos inmediatamente a un PC vía USB. Es compatible con sistemas operativos Windows y Mac.

Puesto nº5: HP Officejet Pro 8715 Multifunción

Es una opción para los que buscan un dispositivo multifunción que, además del escáner de documentos incluya otras utilidades. Con este modelo es posible escanear e imprimir a doble cara y enviar faxes. Es útil en grandes oficinas con espacio para su colocación y un alto volumen de escaneo, impresión y envío urgente de documentos vía fax.

Dispone de un puerto USB 2.0, así como de conectividad inalámbrica con tecnología Bluetooh. Funciona con baterías de litio integradas en el equipo, por lo que no necesita fuente de alimentación externa. Mide 64 x 49,9 x 31,5 cm y pesa 11 kg, por lo que no es recomendable para espacios reducidos. Dispone de pantalla táctil.

Guía de compras: Lo que debes saber sobre el escáner de documentos

Antes de comprar un producto hay que conocer sus características. Primero, las generales. Después, las específicas. Por eso, con un escáner de documentos el usuario tiene que entender los conceptos, utilidades y características básicas del dispositivo. A continuación, trataremos de cubrir la mayor cantidad posible de información al respecto.

Un chico escaneando documentos

La digitalización de documentos por medio de un escáner es un proceso imprescindible hoy en día. (Fuente: Elnur Amikishiyev: 97181108/ 123rf.com)

¿Qué es un escáner de documentos?

Un escáner de documentos es, esencialmente, un dispositivo periférico que se utiliza para copiar, mediante el uso de la luz, imágenes impresas o documentos a formato digital (a color o a blanco y negro). Es decir, digitaliza documentos y fotografías en formato papel, trasladándolos a formatos electrónicos.

¿Cómo funciona un escáner de documentos?

El funcionamiento de un escáner de documentos es el siguiente: existen unos dispositivos llamados CCD que captan, mediante espejos, la luz reflejada. A continuación, esas señales se trasladan a formato digital a través de un conversor analógico-digital (DAC, en inglés). Por último, el PC recibe la transmisión del caudal de bits resultante.

¿Qué utilidad tiene un escáner de documentos?

Un escáner de documentos permite convertir a formato digital documentos analógicos. Una vez en formato digital, estos documentos pueden ser editados, almacenados o imprimidos. El uso de este tipo de dispositivos puede ser doméstico o laboral. Por eso, existen modelos especialmente indicados para oficinas y otros más manejables para hogares.

El escáner de documentos multifunción es muy útil para determinados profesionales y también en muchos hogares. Sin embargo, no está exento de algunas desventajas. La principal es su tamaño, que crecerá cuantas más funciones busquemos en él. Por eso, vamos a ver algunas de las ventajas y desventajas de tener un escáner de documentos multifunción en casa o en la oficina.

Ventajas
  • Escanea, imprime y envía
  • Ahorra tiempo de trabajo
  • Agiliza tareas administrativas
Desventajas
  • Ocupa mucho más espacio
  • Precio más elevado
  • Mayor complejidad técnica

¿Qué presupuesto necesito para comprar un escáner de documentos?

Cada compra es una elección equilibrada entre la calidad −prestaciones, garantías que ofrece la marca y fiabilidad, entre otros criterios− y el precio. Un precio equilibrado y adecuado es aquel que pagamos a cambio de un bien que nos ofrece las prestaciones deseadas durante un periodo de tiempo suficiente para amortizar el desembolso.

Como vimos en los cinco modelos que sugerimos al principio del artículo, el rango de precios para un escáner de documentos puede oscilar entre los 40€ de un modelo básico de prestaciones limitadas hasta los más de 200€ de los modelos más avanzados o multifunción.

Una persona usando un escaner

Cada escáner presenta unas funcionalidades diferentes, aunque todos deban cumplir la función básica característica. (Fuente: Piotr Adamowicz: 88546654/ 123rf.com)

¿Por qué es importante digitalizar documentos en escáneres?

La digitalización de documentos por medio de un escáner es un proceso imprescindible hoy en día. Especialmente para las empresas que trabajan con un gran volumen de documentación. No lo decimos nosotros, lo dicen los expertos en la materia: los procesos de digitalización forman parte del día a día tanto de pymes como de grandes empresas.

Además, por si eso no fuera suficiente, la digitalización y conservación en formatos electrónicos beneficia al medio ambiente porque reduce el uso de papel. Todo son ventajas digitalizando, ¿verdad?

Adrián MacíasCEO de Dokumentalistas.com

«la digitalización ahorra tiempo y dinero a las empresas porque ayuda a organizar y buscar archivos».

¿Todos los escáneres de documentos son iguales?

Cada escáner presenta unas funcionalidades diferentes, aunque todos deban cumplir la función básica característica. Pero a mayores del simple escaneo y digitalización, pueden también permitir la edición o la restauración de documentos dañados. Esto es especialmente útil cuando tenemos que digitalizar documentos antiguos o fotos dañadas.

¿En qué formatos se digitalizan los documentos?

En general, existen dos formatos básicos de digitalización de documentos. En los escáneres de documentos normalmente podremos elegir entre guardarlos en PDF o TIFF. Un PDF es un mapa de bits que permite compartir archivos a través de la apertura gratuita con Adobe. Es el ideal si queremos enviarlo sin alterar su contenido.

Por otra parte, un archivo en formato TIFF puede ser manipulado y editado en cualquier momento utilizando un software gratuito de edición. Es un formato más antiguo que PDF y por ello presenta algunos problemas, como el peso, pues ocupa mucho más espacio y su portabilidad es más complicada. Las diferencias pueden observarse en esta tabla:

Criterio Formato PDF Formato TIFF
Espacio Menos espacio Más espacio
Uso Ideal para documentos individuales Ideal para grupos de documentos
Compatibilidad Compatibilidad garantizada Compatibilidad más limitada

¿Qué sistema operativo se necesita para escanear?

En principio, hoy casi todos los escáneres de documentos son compatibles con Windows y Mac. Pero antes de comprar un escáner tenemos que asegurarnos de la compatibilidad. Porque un escáner incompatible con nuestro PC no nos servirá de mucho. Además, si compramos un escáner antiguo a precio reducido hay que ver si es compatible con versiones recientes de Windows y Mac.

La tecnología vive en constante evolución. Eso tiene sus ventajas para los usuarios, pero también inconvenientes. Por eso, debemos ser cautos para no comprar modelos obsoletos que duren poco tiempo. Un escáner de documentos desfasado no nos proporcionará el servicio y las funcionalidades deseadas. Nuestra inversión tiene que ser rentable.

Dos ejecutivas en el trabajo

El precio variará bastante en función de un dispositivo más simple u otro más complejo y multifunción. (Fuente: Lightfieldstudios: 80648837/ 123rf.com)

¿Qué es la función OCR en un escáner de documentos?

Optical Character Recognition, por sus siglas en inglés, o Reconocimiento Óptico de Caracteres en español. En la práctica, es un procedimiento que permite digitalizar un texto a través de un escáner. EL OCR permite que el sistema reconozca los caracteres como parte de un alfabeto. Así, podremos modificarlo usando un editor de textos.

Si, por ejemplo, escaneamos un libro o una revista, podremos editarlo en Word. Por eso, es muy útil para quienes trabajen escaneando ese tipo de documentos. No todos los modelos de escáner disponen de un sistema OCR integrado. Por lo tanto, es muy importante buscar uno que sí disponga de esa tecnología si podemos prever su necesidad.

Criterios de compra

Antes de comprar un escáner de documentos, es necesario prestar atención a varios aspectos clave. Como con cualquier producto, hay que saber identificar las características más relevantes de cada modelo. A continuación, vamos a repasar algunas de las especificaciones a las que hay que prestar atención antes de comprar un escáner de documentos.

  • Funcionalidades
  • Tamaño
  • Resolución
  • Velocidad de escaneo
  • Compatibilidad/Conectividad

Funcionalidades

Como vimos en la lista de los 5 mejores escáneres de documentos, existen distintos modelos dependiendo de sus funciones. Si solo queremos escanear, bastará con que el dispositivo cumpla esa función. Si queremos más prestaciones en un solo dispositivo, buscaremos los escáneres multifunción que también imprimen y permiten el envío de faxes.

Aquí entra en juego el uso previsto que vayamos a darle al escáner de documentos. El precio variará bastante en función de un dispositivo más simple u otro más complejo y multifunción. Por eso, si no prevemos un uso como escáner multifunción quizás no merezca la pena pagar más.

Tamaño

Los escáneres de hoy en día son cada vez más compactos, pero quizás necesitemos un dispositivo para escanear documentos de gran tamaño. En ese caso, no nos servirá cualquier escáner, ya que la mayoría solo admiten documentos A4 como máximo. Al comparar modelos debemos tenerlo en cuenta y aceptar que afectará al espacio que ocupe el escáner.

Si nuestras necesidades no van más allá del tamaño A4, el abanico de opciones será enorme y podremos optar por algunos de los modelos compactos como alguno que mostramos anteriormente. Apenas unos centímetros fácilmente transportables que liberen espacio a nuestro alrededor mientras trabajamos o escaneamos nuestras fotografías favoritas.

Resolución

Al igual que una cámara fotográfica, la pantalla de un teléfono móvil o un televisor, la resolución y las gamas de colores afectarán a la calidad del resultado final. Si únicamente vamos a escanear documentos en blanco y negro (facturas, contratos, albaranes, etc.), tal vez no sea muy importante. Si queremos realizar escaneos mucho más detallistas y coloridos, es esencial prestar atención a esta característica.

Para descubrir si estamos o no ante un escáner con buena resolución, habremos de observar el valor de DPI (Dots Per Inch, por sus siglas en inglés, o puntos por pulgada en español). Cuanto mayor sean los valores, mayor será la resolución y, por tanto, la calidad visual del archivo digital tras el escaneo.

La resolución recomendada para fotografías es de al menos 300 PPI (Points Per Inch, por sus siglas en inglés), mientras que para documentos simples en blanco y negro es suficiente una de en torno a 100 PPI, que además ocupará menos espacio.

Velocidad de escaneo

Esta especificación técnica de un escáner de documentos se expresa en número de páginas por minuto. Si necesitamos escanear un volumen elevado de documentos de forma habitual, tendremos que fijarnos bien en este detalle. De lo contrario, un escáner lento o que no admita escaneo automático a doble cara retrasará mucho nuestras tareas.

Un volumen de 24-25 páginas por minuto puede considerarse elevado, entre 15-20 sería óptimo y por debajo de 15 ya nos encontraríamos con unas prestaciones más modestas que no nos ayudarían en caso de urgencia.

Compatibilidad/Conectividad

¿De qué nos sirve un escáner de documentos que no pueda transferir los archivos digitalizados a nuestra computadora? Antes de elegir un modelo debemos cerciorarnos de que es compatible con el sistema operativo de nuestro PC. Los modelos más modernos estarán preparados para trabajar con Windows y Mac pero quizás los más antiguos no lo estén.

Cuantas más opciones de conectividad tenga el escáner, más versátil. Así, si requiere de conexión USB, que sea 2.0 para garantizar mayor velocidad de transferencia. Si ofrece conectividad wireless, puede ser Bluetooth, WiFi o ambas. En los dos casos, hay que ver a qué velocidad se envían y reciben los datos para garantizar la instantaneidad.

Resumen

Hay un escáner de documentos para cada usuario, en función de sus necesidades, gustos y presupuesto. Es importante seguir los consejos de esta guía y comparar modelos antes de lanzarse a comprar uno. Hoy en día, el avance tecnológico permite comprar algunos de los dispositivos más avanzados del mercado a precios más asequibles que hace años.

Por eso, conviene prestar atención a las ofertas y ocasiones que se puedan presentar para hacerse con un escáner de documentos que garantice la calidad del resultado final. A veces, dedicarle un poco más de tiempo a la búsqueda puede ahorrarnos bastante dinero. ¿Ya sabes qué escáner de documentos quieres? ¡Hazte con él!

Si te han gustado nuestra guía y consejos sobre escáneres de documentos, compártela con tus amigos en las redes sociales o déjanos un comentario con tus impresiones.

(Fuente de la imagen destacada: Loganban: 38387768/ 123rf.com)

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